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Adjoint (e) administratif (tive) du Directeur-Adjoint administration

Centre de recherche du CHU Sainte-Justine

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le novembre 12, 2020.

Description sommaire

Sous l’autorité et la supervision directe du Directeur adjoint, administration, le titulaire du poste s’intégrera au sein de l’équipe de la Direction de la recherche (DR) et sera responsable de fournir le support de secrétariat ainsi qu’une assistance administrative de haut niveau afin de faciliter le travail de son supérieur immédiat dans l’exécution de ses tâches, et ce, pour l’ensemble des dossiers dont il assume la responsabilité. De façon plus spécifique, il sera responsable de:

  • Gérer efficacement l’agenda et l’organisation des diverses rencontres, incluant la gestion des conflits d’horaire et la réorganisation rapide de l’agenda afin de maintenir un emploi du temps optimal de son supérieur immédiat. Cet exercice devra être exécuté en travaillant en synergie parfaite avec son supérieur et les autres cadres et assistantes administratives de l’équipe de la DR;
  • Faciliter le travail de gestion de l’emploi du temps de son supérieur en assurant un suivi efficace des dossiers à mener et des livrables à exécuter, en respect avec les dates butoirs et en tenant compte du travail à effectuer et de la complexité des dossiers à livrer;
  • Rédiger des textes et documents de nature simple à complexe. Préparer des ébauches à partir des grandes lignes reçues de son supérieur. Relire et corriger les documents préparés par son supérieur ou par certains autres membres de l’équipe de direction. Le titulaire devra être en mesure d’adapter et de mettre en page les diverses correspondances, notes de service, comptes rendus, rapports, etc;
  • Coordonner les activités et rencontres incluant la préparation des rencontres convocation, ordre du jour, procès-verbal), la rédaction de compte-rendu et le suivi des dossiers en coordonnant les actions, lorsque nécessaire, avec les autres assistantes administratives des Directeurs et Directeurs-adjoints de la DR;
  • Assurer le maintien des dossiers confidentiels, incluant le classement approprié, autant informatique que papier, lorsque cela se prête;
  • Effectuer le suivi nécessaire pour les divers dossiers traités par le Directeur adjoint en lien avec les mandats sous sa responsabilité incluant les dossiers des grands projets de développements d’infrastructures de recherche, des technologies de l’information touchant le Centre de recherche, des liens nécessaires avec les Directions hospitalières, dont plus particulièrement celles des services financiers et de la logistique et ceux impliquant la Direction générale et la Direction de l’hébergement et des services techniques, les dossiers visant le développement de partenariats avec les Fondations, consortium de recherche, partenaires financiers et industriels, ainsi que l’ensemble des dossiers de soutien aux chercheurs relevant de la direction (services contractuels, propriété intellectuelle, ressources humaines, finances, aménagements, etc.);
  • Préparer, valider et consolider les preuves et la documentation nécessaires pour le suivi d’approbation des dépenses relevant de la Direction de la recherche et au nom des chercheurs lorsque nécessaire. Développer et maintenir à jour des outils de suivi efficaces et permettant un respect des échéanciers;
  • Assurer un suivi efficace avec les différents intervenants des services de soutien du CHU Sainte-Justine tel le service des approvisionnements et du Génie biomédical et les différents intervenants externes afin de faire progresser les dossiers en cours de façon efficiente;
  • Participer à la coordination des divers rapports et plans de développement à produire pour les partenaires internes et externes et de façon concertée avec les autres membres de la Direction de la recherche.;
  • Assurer un soutien de remplacement des autres assistantes administratives de la DR, durant les périodes d’absences et de vacances;
  • Effectuer toutes autres tâches en lien avec les fonctions et les compétences requises.

Qualifications requises

  • Diplôme d’études collégiales en bureautique ou formation connexe;
  • Minimum de 5 années d’expérience dans un poste similaire;
  • Excellent niveau en français et en anglais oral et écrit, bilinguisme essentiel;
  • Très bonne connaissance du logiciel Excel;
  • Maîtrise avancée et à jour de la suite Microsoft Office;
  • Connaissance de base en comptabilité un atout.

Habiletés et aptitudes

  • Excellente gestion des priorités, rapidité d’exécution, sens de l’organisation et capacité à s’intégrer et à apprendre rapidement;
  • Faire preuve de rigueur, minutie, professionnalisme et discrétion;
  • Savoir faire preuve d’un excellent jugement;
  • Avoir un sens aigu des responsabilités;
  • Excellent service à la clientèle;
  • Démontrer une autonomie et un esprit d’initiative;
  • Capacité de travailler efficacement sous pression et de gérer le stress;
  • Polyvalence;
  • Esprit d’équipe et proactivité.

Conditions d’emploi

Il s’agit d’un contrat à durée indéterminée, à temps complet, non syndiqué, avec période de probation de 6 mois. La rémunération varie entre 44 671 $ et 74 841 $ selon l’échelle en vigueur au CHU Sainte-Justine en fonction de l’expérience pertinente reconnue. Les autres conditions sont établies en fonction des normes en vigueur dans l’établissement.

Date d’entrée en fonction : Immédiatement

Nous tenons à préciser que les candidats étrangers devront avoir un permis de travail valide pour le CHU Sainte-Justine. Tout permis de travail ayant la condition suivante ne sera pas éligible : « Pas autorisé à exercer un emploi relié aux soins des enfants, à l’enseignement au primaire ou au secondaire, au domaine de la santé ».