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Adjoint.e administratif(ve)

Gastier MP Inc.

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le mai 27, 2021.

SOMMAIRE DU POSTE

Sous la responsabilité du directeur du secteur, l’adjoint.e assistera le directeur ainsi que les gestionnaires de projets dans leurs tâches respectives. L’adjoint travaillera étroitement avec tous les membres de sa division.

TÂCHES

  • Procéder à l’ouverture des projets dans le système informatique
  • Insérer les documents nécessaires à la chemise administrative et la remettre au département administratif
  • Préparer les dossiers projet et chantier
  • Faire la lecture et l’analyse des documents des projets (bons de commande, et autres documents pertinents)
  • Fournir au client les documents demandés (cautions, assurances, licences, etc.)
  • Faire la demande d’ouverture de compte pour les nouveaux clients
  • Assister les chargés de projet et directeurs à la préparation de documents requis pour la réalisation des projets (tableaux, lettres, etc.)
  • Faire le suivi des coûts de projet et entrer les budgets au système informatique
  • Préparer avec le chargé de projet les avenants et en faire le suivi
  • Préparer les décomptes et les faire approuver
  • Suivre la facturation mensuelle des projets forfaitaires, du temps et du matériel
  • Faire le suivi des feuilles de travail dans le système informatique
  • Préparer les documents de fin de contrat (acceptation provisoire et finale, garantie, plans tels que construit, lettres d’attestation CSST et CCQ, manuels d’entretien, etc.)
  • Accomplir des tâches courantes de secrétariat (lettres, copies de plans et photocopies, classement, etc.)
  • Au besoin, assister le département de soumissions pour les fermetures
  • Préparer les soumissions additionnelles aux projets en cours et/ou avenants
  • Informer les nouveaux employés du fonctionnement et des procédures internes
  • Procéder à la fermeture partielle des projets
  • Vérifier avec les divers intervenants que tous les documents sont prêts à être archivés (achats, sorties de magasin, facturation, etc.)

EXIGENCES DU POSTE

Académique :

  • Diplome en secrétariat/bureautique, niveau collégial et/ou expérience équivalente

Expérience et habiletés :

  • 2 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire ;
  • Compréhension des méthodes et des pratiques standards ;
  • Maitrise de Microsoft Suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ;
  • Excellente maîtrise du français (oral et écrit) ;
  • Bonne maîtrise de l’anglais (oral et écrit) ;
  • Expérience dans une entreprise de construction (un atout)

Aptitudes et qualités personnelles

  • Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéanciers serrés ;
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers en même temps ;
  • Excellent sens de l’organisation ;
  • Discrétion, intégrité, disponibilité ;
  • Facilité de communication ;
  • Facilité d’apprentissage ;
  • Polyvalence ;
  • Autonomie.

MILIEU DE TRAVAIL

  • Ambiance dynamique et familiale ;
  • Rémunération compétitive – équité en emploi ;
  • Programme d’aide aux employés ;
  • Stationnement gratuit, bornes de recharges disponibles ;
  • Espace de travail moderne et conviviale.
  • Assurances vie et assurances collectives.
  • Régime de retraite avec participation de l’employeur.