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Adjointe de direction, gestion immobilière

Fonds immobilier de solidarité FTQ

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le juillet 12, 2021.

SOMMAIRE DU POSTE

Sous la supervision de la directrice principale à la gestion immobilière, le ou la titulaire du poste réalise et gère les priorités des activités de son supérieur immédiat et des membres de l’équipe, selon les demandes générales.

PRINCIPALES TÂCHES
Finances :

      • Tient l’agenda de son supérieur et, s’il y a lieu, des autres membres de l’équipe, selon les instructions, incluant réservations d’hébergement, transport, etc.;
      • Organise et coordonne les réunions de ses services;
      • Prend en charge la logistique nécessaire à la tenue de réunion ou comités (réservation de salle, préparation, etc.);
      • Prépare diverses documents, correspondances, compte de dépenses, etc.;
      • Prépare la documentation relativement aux divers conseils et/ou rencontres, assure et révise la rédaction linguistique, la mise en page et la présentation adéquate selon les normes de l’entreprise;
      • Lorsque nécessaire, assiste aux réunions et/ou comités, prend les notes, rédige le compte rendu et assure le suivi des décisions;
      • S’assure que les divers tableaux ou rapports de son service sont complétés dans les délais et les fait valider autant par l’interne que par l’externe;
      • Assiste le personnel responsable de ses services;
      • Assure la liaison adéquate avec les autres services, lorsque requis, pour la réalisation des activités;
      • Participe à des projets spéciaux, lorsque son expertise est requise;
      • Remplace ou supporte les adjointes des autres services, incluant le remplacement de la réceptionniste;
      • Effectue les numérisations et photocopies de documents;
      • Participe au classement de la documentation et à son archivage et maintient à jour les outils utilisés pour la recherche de la documentation;
      • Effectue toutes autres tâches reliées à la fonction que peut lui confier son supérieur.

D.E.C. en technique de secrétariat ou bureautique ou l’équivalent;
Expérience pertinente minimale de trois (3) années dans un poste similaire;
Excellente connaissance du français écrit et parlé;
Maîtrise du traitement de texte et de tous les outils requis par sa fonction.
Autonomie et sens de l’initiative;
Capacité éprouvée en planification et organisation;
Souci de la qualité du travail;

 ATOUT

Expérience en gestion immobilière, en gestion de projets ou en location d’espaces commerciaux;
Connaissance de base en anglais.