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Agent-conseil – programme d’échanges internationaux

HEC Montréal

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le novembre 18, 2020.

Agent-conseil, agente-conseil – programme d’échanges internationaux

Service des activités internationales et mobilité étudiante

Poste régulier, temps plein.

Milieu de vie

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l’international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Le Service des activités internationales et mobilité étudiante a pour mission de développer et de mettre en œuvre des programmes de formation et des activités de perfectionnement en gestion dans un contexte international. Il est responsable de la délocalisation des programmes d’études de l’École et des programmes de double diplôme. Il offre également une expérience internationale aux étudiants des partenaires institutionnels à travers ses programmes Learning Expedition. Il a également pour mission de promouvoir et d’administrer les programmes de mobilité étudiante à l’international avec nos partenaires universitaires.

Rôle et responsabilités

L’agent-conseil ou l’agente-conseil – Programme d’échanges internationaux agit à titre de personne-ressource et appuie les membres de l’équipe dans la mise en œuvre des programmes de mobilité étudiante. Cette personne assure le suivi administratif et académique pour les dossiers des étudiants de HEC Montréal et des étudiants étrangers participant au programme d’échanges internationaux afin de favoriser leur arrivée et leur séjour à HEC Montréal ou chez nos partenaires à l’étranger. Plus spécifiquement :

Mise en œuvre des programmes d’échanges internationaux

  • Appuie le gestionnaire de programmes dans la planification, l’organisation et la coordination de l’ensemble des activités reliées aux programmes d’échanges internationaux – BAA :
  • Effectue la cueillette et l’analyse de l’information, procède à la création de l’entente dans le système informatique, met à jour l’information sur les différents sites Web et dans tous les dossiers afférents;
  • Planifie, organise la logistique, convoque et participe au comité pour le processus d’assignation des étudiants sortants et d’admission des étudiants étrangers participant au Programme d’échanges internationaux dans le respect des critères établis;
  • Participe à la rédaction, à la diffusion, à la révision et aux mises à jour des documents d’information et de communication (guides, dépliants, etc.) et de tout type de supports promotionnels;
  • Assure une vigie de tout évènement international qui pourrait affecter la sécurité des étudiants (catastrophe naturelle, conflit politique ou autres) et, le cas échéant, agit en tant qu’acteur de première ligne.
  • Effectue l’inscription en lots pour les étudiants sortants du programme de B.A.A. (gestion des frais de participation, suivi des dossiers), analyse les situations problématiques pour y apporter les correctifs appropriés
  • Structure et tient à jour des données liées aux dossiers des étudiants sous sa responsabilité, en vue de procéder à la création de statistiques, de tableaux, de listes, de lettres, etc.
  • Coordonne la mise en œuvre des évènements annuels de la mobilité étudiante (réservation de salles, invitations, Maximo, Synergy).
  • Coordonne la mise en œuvre de la Foire internationale de la mobilité étudiante. Communique avec les établissements partenaires, les différents services concernés de HEC Montréal et les étudiants. Fournit des informations sur les programmes lors de l’évènement et s’assure du bon déroulement de l’activité.
  • Développe et met en place tout instrument, outil ou système améliorant les opérations et l’atteinte des objectifs de son secteur de travail.
  • Assure le lien entre les partenaires à l’international et les intervenants de l’École (Direction administrative du programme de B.A.A., Centre de formation en langues des affaires, Service de l’admission, Service de soutien psychologique) impliqués dans la gestion du programme des échanges internationaux. Participe à l’accueil des partenaires des établissements désignés en visite à l’École.

Accueil et encadrement des étudiants

  • Coordonne les activités et les services offerts aux étudiants étrangers participants au Programme d’échanges internationaux (séances d’information, création de l’offre de cours, inscription aux cours, rencontres prédéparts, séances d’accueil, etc.) et participe à l’animation des activités.
  • Conseille, informe les étudiants participants sur les modalités du programme d’échanges internationaux et assure les suivis administratifs et académiques de leur dossier pour les établissements partenaires des régions qui lui sont assignées (admission, durée du séjour, inscriptions à l’université et aux cours, logement, financement, immigration, assurances, sécurité, etc.) selon les ententes établies avec les établissements partenaires. Au besoin, les oriente vers les services complémentaires pertinents.
  • Participe à l’évaluation et à la résolution des problèmes individuels rencontrés par les étudiants (retardataires, problèmes individuels, assurance, etc.). Réfère tout cas complexe ou nécessitant une attention particulière à son supérieur immédiat et, au besoin, en informe les partenaires.
  • Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière, effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur immédiat ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

  • Diplôme d’études collégiales dans une discipline appropriée
  • Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente
  • Excellente connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites
  • Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques en usage à HEC Montréal
  • Bonne connaissance des médias sociaux
  • Ouverture à l’autre et savoir s’adapter
  • Grande capacité d’écoute, sens de la diplomatie, habiletés dans les relations interpersonnelles et dans les communications orales et écrites
  • Capacité à travailler en équipe
  • Sens de la planification et de l’organisation
  • Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs dossiers à la fois, à l’intérieur de délais restreints
  • Initiative et autonomie
  • Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
  • Disponibilité pour travailler en dehors des horaires réguliers de travail et disposition pour voyager
  • Connaissance d’une langue autre que le français et l’anglais (atout)
  • Connaissance du milieu universitaire (atout)
  • Avoir participé à un programme d’échange international ou à tout autre projet d’études hors Québec (atout)
  • Avoir vécu ou travaillé à l’étranger (atout)

Offre

Salaire: 43000.00-60000.00