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Agent (e) administratif (tive) CL1 – Service des finances

Centre de recherche du CHU Sainte-Justine

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le juin 8, 2021.

Sommaire du poste

Sous la supervision immédiate du Conseillère cadre en gestion budgétaire secteur-recherche et intégré à l’équipe de la Direction de la recherche, le titulaire du poste est responsable de la réception et de l’analyse de l’ensemble des notifications d’octrois et des contrats de recherche obtenus par les chercheurs, ainsi que des procédures administratives reliées à l’ouverture des codes budgétaires. Il devra compléter l’ensemble des formulaires administratifs et financiers, en coordonner les signatures avec les intervenants concernés et les acheminer aux instances responsables. Finalement, il sera responsable de la réception, du dépôt et de la conciliation des chèques en provenances des organismes subventionnaires et partenaires publics et privés. Il devra assumer de façon autonome l’ensemble de ces responsabilités tout apportant un support clérical et administratif en intégration avec les autres membres de l’équipe du service de la comptabilité-recherche en vue d’optimiser l’organisation du travail en accord avec les priorités établis par son supérieur, pour son secteur d’activités.

De façon plus spécifique, le titulaire du poste est responsable de :

  • Collecter et valider l’ensemble des notifications d’octrois pour les financements obtenus par les chercheurs et ainsi que les contrats et ententes de recherche pour les projets de recherche se déroulant au CHUSJ.
  • Procéder à l’analyse de ces documents et déterminer si l’ouverture d’un nouveau code budgétaire est nécessaire à la gestion de ces fonds en accord avec les règles établies à cet effet.
  • Assurer un suivi continu de l’approbation des projets de recherche par le comité d’éthique avec la personne responsable de la convenance institutionnelle et le bureau de la personne mandatée autorisant le démarrage des études, ceci afin de coordonner l’activation en temps opportun des nouveaux codes budgétaires.
  • Compléter les formulaires d’ouverture de codes budgétaires et coordonner les signatures auprès des personnes désignées. Faire le lien avec les membres de l’équipe de la comptabilité recherche et de la Direction des finances du CHU Sainte-Justine pour l’ouverture des codes et l’activation de ceux-ci.
  • Compléter et faire signer en temps opportun les formulaires administratifs octroyant aux chercheurs et aux personnes désignées, les accès nécessaires aux applications pour les commandes de matériel et de fournitures (GRM) et pour les états financiers (GRF).
  • Réceptionner l’ensemble des chèques émis et les confirmations de virement électronique en lien avec la facturation émise pour les études en cours approuvés par le Comité d’éthique de la recherche se déroulant au centre de recherche du CHU Sainte-Justine. Analyser les documents reçus afin d’effectuer la conciliation entre la facturation prévue aux contrats et les chèques reçus.
  • Coordonner le dépôt des chèques dans les codes budgétaires appropriés.
  • Effectuer, en collaboration avec l’autre AA1, la préparation, la validation et le traitement des relevés de dépenses.
  • Assurer un lien fonctionnel avec le technicien responsable des données de performance du centre de recherche pour la conciliation des données financières de performance (bourses, subventions, contrats de recherches et ententes interinstitutionnelles).

Exigences

  • Diplôme d’études professionnel ou secondaire en administration ou dans champ de spécialisation approprié;
  • Excel niveau intermédiaire;
  • Compréhension des plateformes de gestion de données (File Maker, Access, Oracle, etc.);
  • Bonne connaissance de l’environnement Microsoft Office;
  • Excellente maîtrise du français, parlé et écrit.
  • Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit;
  • Connaissance du milieu de la recherche ou du milieu hospitalier un atout important.

Compétences recherchées

  • Aisance et aptitudes à travailler avec les chiffres;
  • Rigueur et minutie;
  • Excellente gestion des priorités, rapidité d’exécution, sens de l’organisation et capacité à apprendre rapidement;
  • Capacité d’analyse et de jugement;
  • Être doué pour la communication interpersonnelle et le service à la clientèle;
  • Autonomie et débrouillardise;
  • Capacité d’adaptation dans un environnement complexe, ambigu en pleine mouvance.

Conditions d’emploi

Il s’agit d’un poste à temps complet (36.25 heures par semaine), non syndiqué avec une période de probation de 6 mois. La rémunération varie entre 39 684 et 45 813$ selon l’échelle d’agent administratifs CL1 de recherche en vigueur au CHU Sainte- Justine. Les autres conditions sont établies en fonction des normes en vigueur dans l’établissement.

Avis important

Nous tenons à préciser que les candidats étrangers devront avoir un permis de travail valide pour le CHU Sainte-Justine. Tout permis de travail ayant la condition suivante ne sera pas éligible : « Pas autorisé à exercer un emploi relié aux soins des enfants, à l’enseignement au primaire ou au secondaire, au domaine de la santé ».

Offre

Salaire: 39684.00-45813.00