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CDPQ Infra: Adjoint(E) Administratif(Ve)

CDPQ Infra

C'est un Temps-Plein job à Montreal, QC publiée le avril 20, 2021.

Rôle – Titre: Adjointe administrative Relevant du vice-président, Vice-président, Affaires corporatives, Développement et Stratégie, le ou la titulaire collabore à l’atteinte des objectifs d’affaires de l’équipe en traitant avec rigueur et professionnalisme différents dossiers d’ordre administratif, en contribuant à un suivi rigoureux des dossiers et en favorisant la collaboration et le travail d’équipe.Le mandat principal consistera à fournir un soutien organisationnel en priorisant et en assurant la coordination de toutes les tâches associées aux activités quotidiennes (gestion de l’agenda, tri de courriels, préparation de documents, interaction avec les partenaires internes, etc.).

Principales responsabilités
·Effectuer le tri de plusieurs courriels via les boîtes Outlook et accusé réception des diverses communications;
·Gérer l’agenda en fixant les dates des rencontres et des réunions et en assurant les suivis nécessaires;
·Coordonner les rencontres internes et externes avec les membres de l’équipe en tenant compte des agendas respectifs;
·Préparer les dossiers nécessaires pour les réunions et les comités et s’assurer que les dossiers soient complets avant les rencontres;
·Effectuer le suivi des dossiers de diverses natures à la suite des réunions ou des comités en s’assurant de recevoir, dans les délais requis, les informations demandées, en informant les personnes concernées des décisions prises et en procédant à l’envoi de documents, si nécessaire;
·Contribuer activement à la préparation, à la révision et au montage de documents et de présentations selon les échéanciers prévus;
·Planifier et organiser les déplacements de certains membres de l’équipe en veillant aux diverses réservations (hébergement, transport, rencontres, restaurants) en collaboration avec l’agence de voyages et effectuer les vérifications d’usage et les demandes d’autorisation;
·Recevoir, dépouiller et distribuer le courrier aux membres de l’équipe;
·Développer et entretenir des relations courtoises et respectueuses tant avec les parties prenantes internes qu’externes;
·Préparer les comptes de dépenses et les demandes de paiement selon les politiques en vigueur;
·Effectuer le suivi administratif, le contrôle des échéanciers et les rappels de toutes les demandes effectuées auprès de l’équipe;
·Accomplir toute autre tâche connexe qui pourrait lui être confiée.Exigences
·Diplôme d’études collégiales en bureautique ou en administration;
·Sept (7) d’expérience dans un rôle similaire;
·Une combinaison équivalente de scolarité et d’expérience pourra être prise en considération;
·Excellente maîtrise des langues française et anglaise tant à l’oral qu’à l’écrit;
·Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office.Compétences
·Discrétion et professionnalisme;
·Rigueur et grandsens de l’organisation;
·Sens du travail en équipe et de la collaboration;
·Capacité à respecter des échéanciers serrés, à résoudre des problèmes, à gérer plusieurs dossiers à la fois et à faire face à des changements constants;
·Connaissance et fascination des nouvelles technologies, un atout;
·Sens de l’initiative;
·Professionnalisme et courtoisie;
·Savoir faire preuve de discrétion;