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Contrôleur en gestion documentaire (CHUM)

Veolia

C'est un Temps-Plein job à Montréal, QC publiée le octobre 29, 2018.

Veolia Énergie Canada, à travers sa filiale Veolia Santé Services Montréal (VSSM), assurera, pendant 34 ans, la gestion des énergies, de l’entretien et du cycle de vie des actifs, ainsi que la réalisation des travaux d’amélioration du nouveau Centre Hospitalier de l’Université de Montréal (CHUM).

À cet effet, VSSM est à la recherche d’un collaborateur (trice) qui assumera les fonctions de Contrôleur(e) en gestion documentaire.

Le Contrôleur(e) en gestion documentaire est la personne qui assiste les membres de la direction et de l’équipe de projet dans leurs fonctions en conseillant, analysant et coordonnant le travail en matière de contrôle et gestion des documents et des archives du projet. Cette personne devra utiliser de nombreux logiciels bureautiques et systèmes informatiques.

Les principales responsabilités de ce poste se résument comme suit :

Structures et systèmes:

  • Maintenir et développer les systèmes de classification et contrôle des documents;
  • Préparer les répertoires et assurer la mise à jour des systèmes de gestion documentaire;
  • S’assurer de l’enregistrement, du classement et de la diffusion de la documentation dans les systèmes de gestion documentaire;
  • Rédiger les politiques, procédures, plans de gestion documentaire permettant d’assurer le traitement et l’exploitation adéquate des ressources documentaires (production, préparation, vérification, validation, diffusion, classement et archivage des documents);
  • Participer à l’amélioration des pratiques de gestion documentaire et à l’uniformisation des pratiques entre les différents sites de projet;
  • Préparer, mettre à disposition et contrôler le formalisme de la documentation : modèles, références, versions et accord avec l’équipe Qualité;
  • Organiser les formations sur les politiques, procédures, plans et systèmes de gestion documentaire;
  • Participer à la mise en place des systèmes de classification corporatifs, les calendriers de conservation et les instruments de repérage;
  • Analyser les besoins et les demandes en matière de gestion de l’information.

Service à la clientèle

  • Assurer un suivi avec les parties prenantes dans la gestion des processus sur la plateforme Aconex et gestion des échanges documentaires;
  • S’assurer de la compréhension et l’application des politiques, procédures et plans de gestion documentaire par les membres des équipes de projet;
  • Préparer et faire le suivi des envois et réception des documents et correspondances avec les parties prenantes;
  • Répondre aux questions des usagers des systèmes documentaires;
  • Fournir les explications, les conseils et le support sur la gestion documentaires et l’utilisation des systèmes de gestion;
  • Participer aux différents projets faisant appel à son expertise;
  • S’assurer que chaque entité du projet fonctionne correctement sur les plateformes.

Exigences:

  • Détenir 5 ans d’expérience en contrôle et gestion documentaire, notamment en gestion intégrée des documents (GID);
  • Détenir un diplôme en sciences de l’information et/ou en archivistique ou un baccalauréat et une expérience pertinente;
  • Connaissance d’Aconex en tant qu’administrateur de la plateforme;
  • Fortes aptitudes en termes de traitement, de recherche et de diffusion de l’information dans un contexte de gestion de bâtiments ou d’infrastructure. L’expérience de gestion de nombreux systèmes dans un environnement exploitation de bâtiment serait un atout.
  • Maîtrise avancée des logiciels de la suite Google (Google Sheet, Google Word, Team Drive, etc) et Office.

Habiletés requises :

  • Travail en équipe, excellent communicat(eur/trice), autonome et organisé(e);
  • Expérience en gestion de contrats serait un atout notamment dans le cadre de Partenariats Public Privé ou de consortium;
  • Aptitude à travailler en équipe et dans des délais serrés;
  • Haut niveau de confidentialité requis;
  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais.

Compétences requises

  • Niveau d'études: Universitaire
  • Années d'expériences: 3-5 années

Offre

Salaire: N/D