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Préposé à l’administration

DRAKKAR

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le octobre 10, 2021.

À PROPOS DE L’EMPLOI

Notre client, une entreprise qui mise sur le développement social et urbain et le dynamisme de ses collectivités, est à la recherche d’un préposé à l’administration pour combler un mandat temporaire pour une durée approximative de neuf (9) mois.

Si vous recherchez un poste stimulant dans une belle entreprise d’envergure, située au centre-ville de Montréal, postulez dès maintenant!

VOS RESPONSABILITÉS

  • Agir en tant que soutien administratif pour la planification, le suivi, le contrôle et la répartition de tout travail aux activités de l’unité administrative;
  • Assurer la préparation, le suivi, le contrôle ou la coordination de certains dossiers relatifs aux logements, enregistrements de travaux, à la fumigation, aux contrats d’entretien des ascenseurs, aux sinistres ou autres dossiers du genre;
  • Effectuer la saisie d’information relative au suivi des demandes de travaux d’entretien et effectuer la conciliation administrative des enregistrements de travaux;
  • Vérifier la conformité des données inscrites sur les factures, bons de commande, bons de livraison et autres documents du genre;
  • Préparer et effectuer les réquisitions;
  • Effectuer le suivi et la mise à jour des listes de travaux d’entretien;
  • Compléter, préparer et assurer le suivi des relevés d’assiduité, des déplacements et autres rapports connexes;
  • Assurer la mise à jour des divers fichiers informatiques de l’unité administrative;
  • Effectuer le classement et la photocopie de divers documents administratifs;
  • Assurer la transmission des documents devant être remis à des entrepreneurs ou intervenants extérieurs;
  • Préparer les rapports relatifs au suivi des bons de commande;
  • Assurer, au besoin, la répartition des travaux d’entretien;
  • Procéder ou participer à la fermeture des demandes de travaux lorsque requis;
  • Effectuer l’approbation, la saisie et la relance de la facturation des entrepreneurs;
  • Procéder à l’ouverture et au suivi informatique des dossiers sinistres;
  • Procéder au traitement des factures dans le système financier;
  • Assurer, lorsque requis de le faire, l’exécution de toute activité connexe qu’il est raisonnablement en mesure d’accomplir.

NOTRE OFFRE

  • Poste temporaire d’une durée de 9 mois;
  • Temps plein : 35 heures par semaine;
  • Horaire du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30;
  • Emplacement accessible en transport en commun;
  • Bureaux situés au centre-ville de Montréal.

NOS EXIGENCES

  • Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) ou diplôme d’études professionnelles (DEP) ou toute discipline orientée vers le travail de bureau et trois (3) années d’expérience pertinente;
  • Posséder un DEC en techniques administratives et une (1) année d’expérience pertinente;
  • Avoir de très bonnes aptitudes de rédaction en français;
  • Avoir une bonne connaissance des règles comptables et de la facturation;
  • Démontrer un très bon service à la clientèle;
  • Avoir le sens de l’organisation et de la planification;
  • Posséder de fortes aptitudes pour les communications, les relations interpersonnelles et le travail d’équipe;
  • Faire preuve de courtoisie;
  • Être parfaitement bilingue.