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Secrétaire – agente(e) de bureau

FRQNT-FRQSC-FRQS

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le octobre 31, 2020.

Sommaire des fonctions:

Sous l’autorité du directeur aux affaires éthiques et juridiques, le titulaire du poste assume les responsabilités relatives aux activités de secrétariat du service qu’il dessert. Ce travail s’effectue tant auprès du supérieur immédiat qu’au sein de l’équipe des affaires éthiques et juridiques.

Tâches reliées à l’emploi:

  • Procède à la saisie, à la correction et à la révision de textes, de documents, de la correspondance et de rapports à l’aide des outils informatiques mis à sa disposition ;
  • Classe les dossiers selon le système de classement en vigueur aux Fonds, tient à jour un système de classement de la correspondance, classe les pièces reçues dans les dossiers respectifs; tant en version papier qu’en version électronique ;
  • Filtre les communications téléphoniques, les acheminent aux personnes concernées, donne certains renseignements ;
  • Organise les conférences téléphoniques, voit à la réservation de salles et d’équipements ;
  • Voit à l’organisation des déplacements et des séjours ;
  • Tient l’agenda de son supérieur, planifie les réunions, prend les dispositions s’y rattachant, règle l’organisation matérielle de ses déplacements, en collaboration avec les autres secrétaires ;
  • Collabore à la prise de notes et à la production de procès-verbaux et de comptes rendus ;
  • Collabore à la préparation de documents pour diverses réunions de comités, voit à la logistique des rencontres, incluant la reprographie et l’envoi (ou la mise sur le portail) de la documentation

requise ;

  • Collabore à la mise à jour des sites web des Fonds en ce qui a trait au contenu relevant du domaine des affaires éthiques et juridiques ;
  • Tient à jour des registres de nature légale et effectue les mises à jour de cahiers de politiques et de réglementations ;
  • Prépare les accusés de réception et effectue le suivi de la correspondance concernant les demandes d’accès à l’information ;
  • Assume toute autre responsabilité nécessaire à l’accomplissement de ses fonctions ;
  • Effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur incluant le remplacement à la réception.

Compétences professionnels

  • Connaissance de logiciels tels que Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Foxit (Acrobat), des logiciels de gestion de contenu (ex : Alfresco) et autres outils de navigation sur Internet et l’Intranet (WordPress) ;
  • Connaissance des logiciels Zoom, Team et aptitude à gérer des environnements de travail collaboratifs en ligne;
  • Aptitude à communiquer;
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers en même temps et à travailler sous pression;
  • Connaissance du fonctionnement des appareils bureautiques (ex. : imprimante, télécopieur, téléphone, agenda électronique) ;
  • Connaissance approfondie de la langue française orale et écrite ;
  • Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise orale et écrite.
  • Connaissance du vocabulaire de base en matière d’éthique, de conduite responsable en recherche, d’accès à l’information et de contrat (un atout).

Offre

Salaire: 41137.00-46460.00