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Systematix: Adjoint(E) Junior À La Production De Documents

Systematix

C'est un Temps-Plein job à Montreal, QC publiée le avril 26, 2021.

Systematix est à la recherche d’un Adjoint(e) à la production de documents pour se joindre à son équipe dans ses bureaux du Vieux-Montréal.

Habiletés et expérience:
·Diplôme reconnu en bureautique ou toute discipline connexe
·Minimum de cinq années dans un travail d’adjoint(e) en production de documents idéalement dans un bureau de services professionnels
·Excellente connaissance du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit
·Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment les logiciels de la suite Microsoft Office : Word, PowerPoint et Excel
·Habiletés de traduction français-anglais (atout important)
·Expérience dans une firme de services-conseils (atout important)
·Avoir été exposé au domaine de l’informatique (atout)Aptitudes:
·Souci du détail et de la qualité
·Rigueur, discipline, méthodique
·Sens de l’urgence et capacité de travailler sous pression
·Sens élevé du service à la clientèle
·Sens de l’éthique
·Adaptabilité et flexibilité_______________________________________________________ Responsabilités spécifiques:Appui au recrutement et aux ressources humaines
·Mise en page des curriculums vitae des candidats dans le format de l’entreprise, pour fin de présentation en réponse à des appels d’offres ou demandes des clients
·S’assurer de la qualité du français dans les documents et formulaires de l’entreprise
·Développer et/ou faire la mise en page de documents et formulaires
·Appuyer les ressources humaines lors de l’embauche de nouveaux employés (trousses d’embauche, cartes d’accès, gestion des clefs, etc.)Offres de services / propositions
·Procéder à la préparation de la documentation des nouveaux appels d’offres:oCréation et tenue à jour de répertoires et de dossiers (formats papier et/ou électronique)oEnvoi de documents d’appels d’offres et addenda au bureau des offres de services et le développeur d’affaires concernéoPréparation de formulaires et de documents selon les normes de présentation de chaque clientoÉtablissement du Conditionnement (Packaging) de l’offre de services
·Procéder à la préparation de la documentation d’offres de service:oMise en forme des documents (CV, formulaires, grilles, etc.) selon les normes de présentation de chaque clientoPréparer les copies (format papier et électronique) et procéder à l’assemblage des offres de servicesoContribuer à l’assurance qualité des offres de servicesoAssurer et superviser la livraison de l’offre de services lorsque requis Responsabilités générales, cléricales et administratives
·Effectuer quotidiennement les sauvegardes du système informatique
·Préparer des bons de commande
·Annuellement, en collaboration avec les directeurs de comptes effectuer la mise à jour de la base de données clients.

Défis de ce poste:
·Travail demandant une bonne capacité d’attention et de la précision
·Production de documents à haut volume
·Capacité de produire un travail de qualité sous pression et dans des délais restreints
·Flexibilité et capacité de travailler conjointement avec plusieurs intervenants qui peuvent avoir des méthodes de fonctionnement différentes
·Interagir avec plusieurs départements de l’entreprise