Coordonnateur de bureau / Office Coordinator

RÉCEPTIONNISTE

Montréal, Québec

Construisez votre avenir chez Minto!

Depuis 1955, nous sommes fiers de construire des endroits où il fait bon vivre, travailler et se divertir, une maison et une relation à la fois. Pour nous, tout est question de moments spéciaux – comme l’excitation d’un nouvel appartement, la fierté de posséder une première maison, ou un partenariat d’investissement croissant. Nous reconnaissons que cela se poursuit avec de bons employés, comme vous, et nous aimerions que vous vous joigniez à nous dans notre mission. Chez Minto, nous accueillons le changement, nous célébrons les nouvelles idées et nous vous fournissons les ressources, la formation professionnelle et les diverses opportunités pour faire évoluer votre carrière.

Votre offre comprendra :

• Un salaire compétitif
• Prime annuelle + avantages sociaux dès le premier jour + REER avec contribution employeur + 3 semaines de vacances
• Plans de remboursement des frais de scolarité et cours de développement professionnel
• Plateforme de reconnaissance des employés – Soyez récompensé par vos collègues pour vos contributions!
• De nombreuses opportunités de carrière passionnantes

Dans ce rôle, vous devrez :

• Répondre aux demandes de renseignements généraux sur la propriété, en fournissant des informations de base sur la location par téléphone, par courriel ou en personne.
• Saisir les demandes de service et les notifications d’incidents dans le logiciel de gestion de la propriété.
• Coordonner l’accès aux appartements pour le personnel de Minto, au besoin et en soutien aux coordonnateurs de services.
• Fixer les rendez-vous entre les résidents et l’équipe administrative
• Accepter et accuser réception des paiements, et les transférer aux coordonnateurs.
• Effectuer les tâches d’ouverture et de fermeture du bureau, y compris le verrouillage et le déverrouillage des portes, le maintien de la propreté de la salle d’attente et du bureau.
• Répondre aux appels et recevoir les messages vocaux
• Recevoir et coordonner le courrier postal
• Délivrer les cartes de stationnement pour les visiteurs
• Préparer la correspondance et les communications, selon les directives
• Fournir un soutien administratif général
• Effectuer d’autres tâches dans le cadre de l’esprit et de la finalité du poste, à la demande de la direction

Nous aimerions que vous ayez :

• Un minimum de deux (2) ans d’expérience de travail pertinente dans un environnement occupé avec des clients ou dans l’industrie du service
• Une formation secondaire ou collégiale dans un domaine pertinent
• Le souci du détail et de la précision
• Des compétences en communication (écoute, oral et écrit)
• La connaissance de Microsoft Office (Word, Excel et Outlook)
• La connaissance de SAP ou de Yardi considéré comme un atout
• La connaissance du français et de l’anglais, à l’écrit et à l’oral

Notre avenir est meilleur ensemble. Postulez dès maintenant et rejoignez-nous!

Minto est un employeur offrant l’égalité des chances et s’engageant à favoriser un environnement inclusif et accessible. Nous sommes déterminés à constituer une main-d’œuvre qui reflète la diversité de la communauté dans laquelle nous vivons, y compris les personnes handicapées. Si vous avez besoin d’un aménagement ou d’un soutien dans un aspect quelconque de notre processus de recrutement et de sélection, nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

RECEPTIONIST

Montreal, Quebec

Build your future at Minto!

Since 1955, we’ve been proudly building better places for people to live, work and play, one home and one relationship at a time. To us, it’s all about special moments — like the thrill of a new apartment, the pride in owning a first home, or a growing investment partnership. We recognize this continues with great employees, like you, and would love for you to join us on our mission. At Minto we welcome change, celebrate new ideas and provide you with the resources, professional training and diverse opportunities to grow your career.

Your offer will include:

• Competitive salary
• Annual bonus + benefits effective 1st day + RRSP matching plan + 3 weeks’ vacation
• Tuition reimbursement plans and professional development courses
• Employee recognition platform – Be rewarded by your colleagues for your contributions!
• Many exciting career opportunities

In this role, you will:

• Respond to general inquiries about the property, providing basic leasing information via telephone, email or in person
• Enter service requests and incident notifications into property management software
• Coordinate access to suites for Minto staff, When required and in support of the service coordinators
• Schedule appointments between residents and administration team
• Accept and acknowledge receipt of payments, and transfer to coordinators
• Perform opening and closing duties of the office including, locking and unlocking of the doors, keeping waiting/office area clean
• Answer calls and receive voicemails
• Receive and coordinate post mail
• Issue visitor parking passes
• Prepare correspondence and communications, as directed
• Provide general administrative support
• Perform other duties within the scope, spirit and purpose of the job, as requested by management

We would like you to have:

• A minimum of two (2) years of relevant work experience in a client-facing environment or in the service industry
• High school or college education in a relevant field
• Attention to detail and accuracy
• Communication skills (listening, speaking and writing)
• Knowledge of Microsoft Office (Word, Excel and Outlook)
• Knowledge of SAP or Yardi considered an asset
• Knowledge of French and English, written and spoken

Our future is better together. Apply now and join us!

Minto is an equal opportunity employer committed to fostering an inclusive and accessible environment. We are dedicated to building a workforce that reflects the diversity of the community in which we live, including those with disabilities. Should you require accommodation or support in any aspect of our recruitment and selection process, we will work with you to meet your needs.