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Preformed Line Products: Customer Service Representative

Preformed Line Products

C'est un Temps-Plein job à Montreal, QC publiée le septembre 22, 2020.

Specific Location:Lachine, QuebecJob Description:The Customer Service Representative provides excellent support to customers by answering product and service questions, by processing orders and quotes, preparing correspondences and fulfills various customer needs to ensure customer satisfaction.Job Summary:Handle all requests from customers that come via email to sales folders or by phone.Prepare shipping paperwork for daily shipments.Prepare orders for testing in Corporate Lab and other external service providers.Prepare paperwork for all shipmentsProcess all RGA’s when approved.Complete refurbishing process when required.Complete the EDI system daily – Process regular orders and VMI product orders.Complete all request for quotes from Customers.Support sales managers for entering quotes and sales ordersUpdate / Manage metrics related to departmentComplete daily paperwork received from the plant – Print back orders, make inventory adjustments, photocopy bills of lading and file accordingly, send original Packing Slips, BOL’s to Accounting to process.Answering telephone system when required – Screening calls, taking messages, transferring calls to employees or voicemail.Process incoming and outgoing mail – retrieve mail daily.Prepare credit card forms for cash in advance customers – call for credit card #.General customer service – provide order tracking information, advise stock availability, provide information regarding the status of customer purchase orders.Prepare waybills when required.Other duties as requested.

Essential Functions:Provide exceptional service to the CustomerCheck all pricing and delivery information before entering sales ordersComplete all request for quotes in a timely mannerCoordinate response to all customer complaintsComplete paperwork for shipping orders to Canada and U.S.Process RGA’s (returned goods authorization.)Process VMI (Vendor Managed Inventory) reportsQualifications:College diploma or equivalent educationPrevious customer service experienceProficient in Microsoft Word & Excel.Ability to interact professionally with customers and suppliers.Working knowledge of ERP System (Knowledge of Epicor an asset).Excellent communication skillsBilingual – French and EnglishLe représentant du service à la clientèle offre un excellent soutien aux clients en répondant aux questions relatives aux produits et aux services, en traitant les commandes et les devis, en préparant des correspondances et en répondant aux divers besoins des clients afin d’assurer la satisfaction du client.TÂCHES PRINCIPALES:Fournir un service exceptionnel au ClientVérifiez toutes les informations sur les prix et la livraison avant de saisir les commandesRemplir toutes les demandes de devis en temps opportunCoordonner la réponse à toutes les plaintes des clientsRemplir les documents pour les commandes d’expédition au Canada et aux États-UnisTraiter les RGA (autorisation de marchandises retournées)Préparation des rapports VMI (Inventaire géré par le fournisseur)REPORTING TO: Directeur Service à la clientèleRESPONSABILITÉS:Traitez toutes les demandes des clients qui viennent par e-mail ou par téléphone.Préparer les documents d’expédition pour les expéditions quotidiennes.Préparer les commandes pour les tests en laboratoire interne et autres fournisseurs externes.Traiter tous les RGA lorsqu’ils sont approuvés.Traiter les commandes régulières et les commandes de produits VMI.Remplissez toutes les demandes de devis des clients.Remplir les documents quotidiens reçus de l’usine – Imprimer des commandes, faire des ajustements d’inventaire, photocopier les connaissements et déposer documents dans les dossiers clients, envoyer les bordereaux d’expéditions originaux, envoyer BOL, envoyer bordereau d’expédition à la comptabilité pour la facturation.Répondre au système téléphonique au besoin – contrôle des appels, prendre des messages, transférer des appels aux employés ou envoyer des messages vocaux.Traiter le courrier entrant et sortant – récupérer le courrier tous les jours.Soutenir les directeurs des ventes en fournissant des informations sur les produits, en entrant des devis et des commandes de vente.Préparer des formulaires de carte de crédit pour les clients qui paie d’avance – appelez pour valider le paiement.Service à la clientèle général – fournir des renseignements sur le suivi des commandes, conseiller la disponibilité des stocks, fournir des renseignements sur l’état des commandes d’achat des clients.Mise à jour / Gestion des KPI du départementPréparer les feuilles de route au besoin.Autres fonctions demandées.EXPERIENCE:Diplôme collégial ou équivalentExpérience antérieure du service à la clientèleCompétent dans Microsoft Word et Excel.Capacité d’interagir professionnellement avec les clients et les fournisseurs.Connaissances des systèmes ERP (Connaissance d’Epicor un atout).Excellentes aptitudes à la communicationBilingue – Français et anglais