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Secrétaire, BGP Contrecoeur

Administration portuaire de Montréal

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le novembre 23, 2021.

Sous la supervision du directeur Administration et Développement Contrecoeur, le/la titulaire du poste assure un soutien administratif et de secrétariat dans divers projets liés à la gestion du projet Contrecœur.

Assurer un soutien administratif aux activités du projet Contrecœur.

Participer à la rédaction et à la préparation de rapports, de notes de services et de diverses correspondances, en effectuer la révision linguistique et la mise en page.

S’assurer de l’ouverture des dossiers, leur attribuer des numéros et les consigner.

S’assurer du suivi des demandes de paiements, des demandes de fonds, des demandes de propositions et des autorisations à obtenir pour le service.

Organiser diverses réunions et des rendez-vous, notamment réserver les locaux et les installations, préparer des documents écrits et des présentations visuelles, des ordres du jour selon les priorités et les calendriers, préparer les salles de rencontres (café, lunch, etc.).

Organiser les visites du projet Contrecœur, notamment réserver les autobus, préparer et envoyer les invitations, etc.

Assurer un soutien administratif général.

Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes de renseignements généraux, et les acheminer aux personnes concernées et/ou fournir l’information demandée à la clientèle interne et externe.

Accueillir les visiteurs du service.

Effectuer le traitement du courrier et en assurer le suivi.

Effectuer le classement de documents et tenir à jour le système de classement et/ou de bases de données.

Effectuer le suivi de la facturation du service.

Assurer le suivi administratif des réunions.

Coordonner l’agenda du/des gestionnaire(s), au besoin.

Assurer le suivi administratif des déplacements ou de tout autre évènement du service; préparer les autorisations de voyager, les réservations et les allocations de dépenses du/des gestionnaire(s).

Effectuer le suivi administratif des feuilles de temps auprès des membres de l’équipe.

Procéder à des vérifications d’inventaire des fournitures de bureau et passer des commandes, au besoin.

Exécuter toute autre tâche connexe.

Participer à l’amélioration continue des processus de son poste et/ou de son service, au besoin.

Qualifications Diplôme d’études professionnelles (DEP) spécialisé en secrétariat ou dans une discipline connexe.

De 1 à 3 ans d’expérience pertinente.

Expérience dans le domaine de l’ingénierie, un atout.

Bilinguisme (français et anglais).

Connaissance du système SAP et composantes, un atout.

Maîtrise de la suite Office.

Le tact, la diplomatie et la collaboration sont des qualités essentielles.

Solides aptitudes pour l’organisation du travail (capacité d’établir les priorités efficacement), la gestion du temps et la coordination de réunions.

Grande facilité de travail en équipe.