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administrateur ou administratrice de bureau / Office Administrator

EllisDon Corporation

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le novembre 19, 2022.

English posting to follow

EllisDon s’engage à être l’entrepreneur général le plus sûr. Dans le cadre de notre directive relative au vaccin, nous demandons que notre personnel soit entièrement vacciné ou en attente de se faire vacciner contre la COVID-19. Si vous avez d’autres questions concernant notre directive relative au vaccin à mesure que vous progressez dans le processus d’embauche, veuillez communiquer avec notre équipe Personne et culture.

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Vous envisagez un changement?

Nous reconnaissons que le secteur de la construction évolue à un rythme rapide et nous nous efforçons continuellement d’être à l’avant-garde dans ce domaine. Nos valeurs fondamentales à tous nos travailleurs permettent de développer leurs carriers et élaborer des solutions créatives pour résoudre des problèmes complexes dans le cadre de certains de nos projets d’envergure. Peu importe votre expertise et votre métier, il n’y a aucune limite. Nous sommes un groupe de professionnels possédant des compétences variées dans les domaines de la préconstruction, de la construction et de la post-construction. Pour en savoir plus, consultez nos services du berceau à la tombe et demandez à notre équipe de vous expliquer directement à quoi pourrait ressembler votre carrière chez EllisDon. Comme vous pouvez le constater, nous sommes un groupe diversifié. 

Nous sommes, avant tout, un groupe d’individus avec une expérience et un vécu très varié Chez EllisDon nous avons choisi de célébrer la force de nos différences au quotidien. L’engagement dʼEllisDon, en faveur de la diversité inclusive, consiste à travailler ensemble pour créer un environnement dans lequel chaque employé se sent en sécurité afin que chacun puisse se développer de façon authentique. En fin de compte, l’objectif dʼEllisDon est d’offrir aux personnes partageant les mêmes valeurs la possibilité de s’épanouir pleinement et de s’offrir possibilité mutuellement afin de faire une belle carrière et de contribuer grandement à notre communauté.

Au cas où vous seriez curieux, voici ce que le secteur pense de la EllisDon ainsi que certains des impacts que nous avons eus sur les communautés dans lesquelles nous travaillons.

En tant qu’administrateur ou administratrice de bureau, vous devrez :

  • Effectuer les tâches administratives quotidiennes et soutenir les opérations du bureau EllisDon de Montréal, dont les services de réception et de courrier, en répondant et en dirigeant les appels entrants de manière rapide, professionnelle et courtoise.
  • Accueillir tous les visiteurs de l’entreprise et les diriger dans les salles de réunion, et s’assurer que la personne concernée est avisée de leur arrivée.
  • Préparer et documenter tous les courriers, colis et paquets sortants à l’interne ainsi qu’à l’externe, et organiser la récupération ainsi que la livraison de courrier dans un délai convenable.
  • Organiser les réunions internes au besoin, cela peut comprendre le fait de réserver la salle de réunion appropriée, placer les commandes traiteur, coordonner avec les TI, préparer la salle de réunion, nettoyer tous les éléments des salles de réunion.
  • Gérer le courrier entrant et sortant, les horaires de la salle de documentation, les diverses feuilles de calcul et l’impression du matériel de formation.
  • S’assurer que toutes les salles de réunion sont propres et bien approvisionnées au cours de la journée.
  • Entretenir quotidiennement la machine à café et la cuisine, passer les commandes de produits et les appels de service, au besoin.
  • Assister avec la mise en place et la conduite de tous les protocoles nécessaires liés à la COVID au sein du bureau.
  • Assister le directeur général pour la gestion de son calendrier, le suivi client, le suivi des événements de l’industrie, la planification ou l’organisation des événements internes, le rassemblement des documents de rapport, le suivi des courriels et les questions urgentes.

Est-ce le bon rôle pour vous?

  • Un à trois ans d’expérience dans l’administration de bureau
  • Capacité de travailler de manière indépendante et en équipe, ainsi qu’à travailler sous pression et dans des délais serrés
  • Solides aptitudes à la communication écrite et verbale
  • Capacité d’exercer un bon jugement en évaluant le caractère critique d’une situation, en prenant des décisions en reconnaissant la portée de l’autorité et en faisant appel aux personnes appropriées, au besoin. Faire preuve d’un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité dans le traitement d’informations sensibles, tant en interne qu’en externe
  • Connaissance de Microsoft Office, des différents logiciels Google et connaissance générale des technologies
  • Sens aigu du service à la clientèle et contact agréable au téléphone

EllisDon est fière d’offrir cette possibilité de carrière unique qui propose un apprentissage continu, des possibilités de croissance et une rémunération concurrentielle dans un environnement engagé envers l’inclusion et le respect de la diversité.

Lancez-vous et soyez vous-même. Vous serez payé en retour!

Nous sommes une société qui respecte l’égalité des chances. Nous accueillons les personnes de tout âge, culture, sous-culture, identité ou expression de genre, orientation sexuelle, nationalité, ethnicité, race, taille, état mental ou physique, statut d’ancien combattant, religion, langue, opinion politique, préférence de style de travail, statut familial, éducation et statut socio-économique. Les valeurs fondamentales dʼEllisDon, à savoir l’intégrité et le respect mutuel, accueillent tout le monde, au travail et dans la communauté, et notre valeur de responsabilité mutuelle signifie que nous avons tous un rôle à jouer. En tant qu’employé dʼEllisDon, vous serez à votre tour engagé à respecter la diversité inclusive.

Des mesures d’adaptation pour les candidats handicapés seront prises au cours de la procédure d’embauche lorsque la demande en sera faite.

Nous nous engageons à offrir une expérience positive aux candidats et à veiller à ce que des mises à jour soient fournies en temps utile à tous les candidats. Si vous ne l’avez pas encore fait, assurez-vous de créer un profil sur notre page Carrières ici pour rester informé de l’état d’avancement de votre candidature et connaître les nouvelles possibilités de carrière qui se présentent.

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EllisDon is committed to being the safest general contractor. As part of our vaccine directive, we require employees to be fully vaccinated, or in the process of receiving the vaccine against COVID-19. Should you have any additional questions related to our vaccine directive as you move forward in the hiring process, please discuss this with our People & Culture team.

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Thinking about a change?

We recognize that the construction industry is changing at a rapid pace and we continually strive to be at the forefront. Our core values empower people to deliver great careers to one another and develop creative solutions for complex problems on some of the most exciting  projects. It doesn’t matter what your expertise and craft is – there are no boundaries. We are a group of  professionals with a variety of expertise within pre-construction, construction, and post-construction. To learn more, check out our Cradle to Grave services and hear from our team directly about what a career at EllisDon could look like for you. As you can see, we are a diverse bunch.

Above all, we are a group of individuals with unique experiences and at EllisDon, we choose to celebrate the strength in our differences, every day. EllisDon’s commitment to Inclusive Diversity is to work together to create an environment where every employee feels safe to be their true and authentic self. Ultimately, EllisDon’s purpose is to provide people with similar values the opportunity to achieve their full potential; to deliver that opportunity for great careers to one another; and to contribute meaningfully to the community we share with others.

In case you’re curious, here’s what the industry thinks of us and some of the impacts we’ve made to the communities we work in

 You as an Office Administrator will: 

  • Perform day-to-day administrative tasks and support the EllisDon Montreal office operations including support all reception and mailroom services and answer and direct incoming calls in a prompt, professional and courteous manner
  • Welcome all visitors to the company and direct them to meeting rooms or ensure appropriate person is advised they have arrived
  • Prepare and document all outgoing mail, parcels and packages internally and externally and arrange for the pickup and delivery of mail in a timely manner.
  • Coordinate and organize internal meetings on an as needed basis, this may include reservation of appropriate meeting room, placing catering orders, coordination with IT, meeting room set up, clearing of all items from meeting rooms
  • Manage incoming and outgoing mail, resource room schedules, various spreadsheets and the printing of training materials
  • Ensure all meeting rooms are cleared and are well stocked throughout the day
  • Daily coffee machine and kitchen maintenance, place product orders and service calls as needed
  • Assist with implementing and conducting any required COVID office protocols
  • Assist the General Manager in managing his calendar, client tracking, industry event tracking, internal event planning/coordination, assembling reporting documents, monitoring emails and tracking urgent matters

 

Is this the right role for you?

  • One to three years’ of previous experience in office administration
  • Ability to work independently and in a team environment as well as work well under pressure and with tight deadlines.
  • Excellent communication skills, verbal and written
  • Ability to exercise good judgment by assessing the critical of a situation, making decisions by recognizing scope of authority, and escalating to the appropriate individuals when required. You display a high standard of professionalism and confidentiality in handling sensitive information both internally as well as externally
  • Knowledge in Microsoft Office, various Google software and overall tech savvy
  • You have a strong focus on customer service with a pleasant phone manner

EllisDon is proud to provide this unique career opportunity that provides continuous learning,  opportunity for growth, and  a competitive compensation package within an environment that is committed to inclusion and respects diversity.         

Go ahead and be yourself. We’ll pay you for it!

We are an equal opportunity employer. We welcome people of any age, culture, subculture, gender identity or expression, sexual orientation, nationality, ethnicity, race, size, mental or physical status, veteran status, religion, language, political opinion, working-style preference, family status, education, and socio-economic status. The EllisDon core values of Integrity and Mutual Respect welcomes everyone, at work and in the community, and our value of Mutual Accountability, means that we all have a role to play. As an EllisDon employee, this will ultimately be your commitment to Inclusive Diversity.

Accommodation for Applicants with disabilities will be made during the recruitment process when requested.

We are committed to providing a positive candidate experience and ensuring timely updates are provided to all candidates. If you haven’t already, be sure to create a profile on our Careers page here to remain up to date on the status of your application and learn about new career opportunities as they arise.