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Coordonnateur(rice) – Administration (21432)

Société de transport de Montréal - STM

C'est un Contrat job à Montreal, QC publiée le novembre 11, 2020.

Principales fonctions

Sous la responsabilité de la Chef de section – gestion documentaire et secrétariat, le titulaire soutient et conseille la direction en matière d’administration, notamment dans l’organisation des tâches pour les secrétaires, en recommandant, planifiant et supportant la mise en place d’améliorations et/ou changements d’outils, de processus et de procédures impactant le travail de la section. Il conçoit, élabore et propose à la direction les stratégies appropriées qui permettront d’assurer l’élaboration des processus, leur déploiement et l’opérationnalisation en matière d’administration et de gestion des documents administratifs. Il propose et analyse les scénarios possibles et il est responsable de la réalisation de projets. Il recherche, recommande et met en œuvre les meilleures pratiques dans son domaine d’activité. Plus particulièrement, il ou elle:

  • coordonne la réalisation de différents projets pilotés par les professionnels;

  • assure la réalisation de projets d’envergure tels que des projets d’amélioration continue dans le cadre d’une revue des processus et leur harmonisation en ce qui concerne l’administration et les documents administratifs;

  • s’acquitte de tâches complexes;

  • conseille les gestionnaires dans le but de supporter la prise de décision et suggère des opportunités d’amélioration dans son secteur d’activités;

  • conçoit, élabore et assure la mise en œuvre de différents programmes et systèmes. Propose des stratégies de développement dans son secteur d’activité en matière de secrétariat et d’administration, incluant des liens et des interfaces avec la gestion documentaire;

  • réalise et fait le suivi de divers projets, études et analyses;

  • agit comme expert-conseil. Maintient ses connaissances dans son secteur d’activité;

  • participe à des projets de nature corporative touchant les politiques, directives et orientations de son champ d’activité;

  • conçoit et met en œuvre des moyens d’évaluation de performance;

  • exerce une gouverne fonctionnelle sur le personnel professionnel et administratif/technique, notamment les secrétaires;

  • assume toutes tâches et toutes responsabilités inhérentes à sa fonction ou qui peuvent lui être confiées.

***Écoutez des professionnels passionnés par leur travail? Cliquez ici : http://www.stm.info/fr/emplois/pourquoi/temoignages/professionnels ***

Exigences

  • Détenir un baccalauréat en administration ou dans une discipline appropriée.

  • Posséder un minimum de 5 années d’expérience pertinente.

PARTICULARITÉS DU POSTE :

   –   Mandats et environnement de travail

  • Travail avec une équipe d’environ 15 secrétaires dans un contexte de projets, dont l’organisation est matricielle.

  • La direction principale Grands programmes de maintien d’actifs métro (GPMAM) est en transformation avec l’arrivée du télétravail et l’orientation d’un bureau sans papier.

  • Dans le contexte de croissance du GPMAM, il y a lieu de prévoir une planification des besoins en matière de personnel.

  • Il existe un besoin de promotion des bonnes pratiques en administration et d’harmonisation des façons de faire en secrétariat et en gestion des documents administratifs.

   –   Connaissances et formations d’appoint

  • Démontrer une bonne capacité de rédaction en français.

  • Compréhension approfondie des besoins et des pratiques informationnelles et administratives dans un contexte du bureau de projets.

  • Compétences technologiques pour le traitement de l’information et des connaissances (SGID).

  • Connaissances en méthodologie de gestion de projet et de budget.

  • Connaissance de la méthodologie DMAIIC ou d’autres méthodes d’amélioration continue.

  • Connaissances ou formation en gestion documentaire, un atout.

COMPÉTENCES-CLÉS:

  • Orientation vers la performance

  • Priorisation et organisation

  • Communication

  • Sens politique

  • Influence

  • Travail d’équipe

Conditions de travail

Lieu de travail :  1080, Côte du Beaver Hall et autres lieux de la STM
Horaire :  36 heures/semaine, de jour entre 6h et 18h                                                                                       
Salaire :  83 963 $ à 105 003 $

*** Comment préparer votre candidature? Cliquez ici : http://www.stm.info/fr/emplois/comment-postuler/preparer-votre-candidature ***

Notre programme d’accès à l’égalité

Soucieuse de refléter la diversité de la communauté montréalaise, nous sommes fiers de valoriser l’inclusion depuis 1987. Notre politique d’accès à l’égalité propose des initiatives pour encourager l’embauche des femmes, des personnes de minorité visible et ethnique, des autochtones et des personnes handicapées détenant les compétences requises par les emplois concernés.

Favoriser la diversité permet de créer un milieu de travail ouvert et respectueux, où chacun peut contribuer pleinement au développement de notre organisation.

La STM remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en déposant leur candidature. Toutefois, seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées.