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Assistant(E) administratifive

Procom

C'est un Temps-Plein job à Montreal, QC publiée le mai 16, 2019.

Assistante administrative/Assistante de directionDans le cadre de ses ententes avec ses différents clients, Procom est actuellement à la recherche d’une Assistante administrative/Assistante de direction pour une entreprise dans le domaine de l’assurance.

Notre client est situé à Montréal.Description des tâches et responsabilités – Assistante administrative/Assistante de direction Responsable du soutien de la haute direction en assistance générale et de la gestion du personnel; Développer et gérer les horaires sur une base quotidienne, coordonner les préparatifs de voyage, planifier les réunions et réserver des téléconférences; Compiler des rapports, des lettres, des présentations, des tableaux et des graphiques, au besoin, à partir de sources écrites ou dictées; Traitez des questions hautement sensibles et confidentielles relatives à l’activité quotidienne du service; Maintenir le flux de travail opérationnel quotidien du département; Trier et traiter le courrier entrant, le cas échéant; Organiser aux priorités changeantes, de coordonner la logistique des réunions et de préparer les supports (Google Agenda); Aider à organiser les voyages – faire des réservations à l’avance, préparer l’itinéraire, relier les modifications de dernière minute (vols, voitures, hôtels, communications entre équipes), gérer les profils de voyage, aider à l’orientation; traiter les questions de passeport et de visa; Traiter la soumission des dépenses; fournir des examens récurrents des soumissions de dépenses; Réserver des salles de conférence, organiser pour la restauration, mettre en place des conférences téléphoniques; Faire le traitement des factures via les paiements électroniques; Numérisation, impression et photocopie pour l’équipe assignée; Faire la production de documents, le classement des documents finaux dans des référentiels LoS (par exemple, les fichiers de consultation MAP, les taxes DMS, les offres BRS et Aura d’assurances), sur demande; Impression / formatage de documents Excel ou Google, gestion du flux de travail depuis et vers les services Office.

Exigences du poste – Assistante administrative/Assistante de direction Bilinguisme (français-anglais) Microsoft Office Word, Excel et PowerPoint; Expérience dans le soutien de fonctions administratives et de cadres supérieurs.

Type de posteContractuel 6 mois avec de fortes possibilités de renouvellementDate de débutImmédiatementNuméro de référenceBH 273385___________ENGLISH VERSION___________Administrative Assistant / Executive Assistant On behalf of your client Procom is searching for an Administrative Assistant / Executive Assistant for one of our client in the insurance sector.

Our client is located in Montreal.Job Details – Administrative Assistant / Executive Assistant Responsible for supporting Senior Management in general assistance and management to staff; Develop and manage schedules on a daily basis, coordinate travel arrangements, schedule meetings, and book conference calls; Compile reports, letters, presentations, charts and graphs as required from both written and dictated sources; Handle highly sensitive and confidential matters relating to the daily activity of the department; Maintain departmental daily operational workflow; Sort and process incoming mail as appropriate; Responsibility for arranging internal and external meetings, responding to changing priorities, coordination of meeting logistics and preparation of supporting materials (Google Calendar); Assist with travel arrangements-make bookings in advance, prepare itinerary, link last minute changes (flights, cars, hotels, team communications), maintain travel profiles, assist with directions; handle passport and visa issues; Process submission of expenses; provide recurring review of expense submissions; Reserve conference rooms, arrange for catering, set up conference calls; Invoices process via ePayables as directed by customer service staff; Scanning, printing and photocopying for assigned team; Document production, filing final documents into LoS ??repositories (eg Consulting MAP files, Tax DMS, BRS Deals and Insurance Aura), if requested; Printing / formatting of Excel or Google documents, managing workflow to and from Office Services.

Mandatory Skills – Administrative Assistant / Executive Assistant Bilingualism (French-English); Use Microsoft Office Word, Excel and PowerPoint; Previous experience supporting administrative functions and Senior level Management; Assignment Length6 months Contract – RenewableStart dateImmediatelyReference numberBH 273385