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Associé(e), Paie Payroll Associate

Imperial tobacco

C'est un Temps-Plein job à Montreal, QC publiée le juillet 14, 2019.

Job Title:  Associé(e), Paie Payroll Associate

Job Number:  17873

Country: Canada

Location: Montreal 

Function: Human Resources 

Level: Non-management 

Grade: NM 

Job Type: Permanent 

Contractual Legal Entity: Imperial Tobacco Canada (CA19) 

Énoncé d’objectif

 

La personne chargée de cette fonction devra s’assurer que le paiement des salaires, effectué par GBS, soit effectué à temps et conformément aux directives, politiques et procédures internes ainsi qu’à la législation locale.

 

Ses principales responsabilités seront liées au contrôle des salaires et aux activités financières associées. L’employé sera en charge de la préparation des rapports internes destinés à d’autres secteurs de l’entreprise et des rapports externes destinés aux organismes gouvernementaux ainsi que de la création/des modifications des directives. Il sera l’interlocuteur unique des services partagés internationaux (GBS) et des RH locales au Canada.

 

Le titulaire de ce poste travaillera de manière autonome et recherchera activement les solutions aux problèmes rencontrés. La capacité à anticiper les risques grâce à des méthodes de travail proactives sera essentielle à sa réussite. Le candidat retenu sera capable de déceler les améliorations à apporter au modèle de fonctionnement actuel en optimisant l’utilisation des ressources et des processus, à la fois localement au sein des RH au Canada et par le biais de l’équipe de GBS basée au Costa Rica.

Interactions clés avec les intervenants

  • Personnel du service d’entreprise mondialement intégrée (EMI)
  • Équipes des RH locales et internationales
  • Division de la planification financière et des impôts
  • Fournisseurs externes, gouvernements, vérificateurs

 

Responsabilités

  • Contribuer à la préparation et à la livraison en temps opportun des paiements de rémunération à jour
  • Améliorer les contrôles principaux liés à la paie pour protéger les actifs d’ITCAN grâce à l’exactitude des données, aux ressources et aux processus
  • S’assurer que le service EMI est informé des particularités du système de la paie canadien et des processus liés aux RH dans le domaine de la gestion du personnel pour ainsi aider l’entreprise à mettre l’accent sur les activités à valeur ajoutée
  • Superviser les processus bimensuels ou mensuels liés à la paie et assurer le respect de tous les échéanciers
  • Travailler avec le service EMI afin d’atteindre un haut niveau de rendement en respectant les 
  • échéances et les priorités; apporter son soutien aux membres de son équipe et élaborer des solutions positives en fonction de leurs idées
  • Collaborer et communiquer de façon proactive avec les intervenants clés pour s’assurer du respect des objectifs

 

Processus clés liés à la paie

  • Paiements aux gouvernements
  • Rapprochements de fin de mois
  • Budget total de rémunération pour toute l’organisation (coûts liés à l’emploi, explication des écarts pour divers postes, recharges interentreprises)
  • Rester à l’affût des changements législatifs ainsi que tout autre changement ayant une incidence sur la paie, dont des changements au système SAP et à sa configuration
  • Planification et exécution de la fin de l’exercice
  • Vérifications de la paie (internes, externes, gouvernementales)

 

Processus clés liés aux RH

  • Contribuer à la simplification des processus internes, ce qui requiert une connaissance approfondie du cycle des RH
  • Assurer un soutien de premier niveau à l’équipe interne des RH pour toute question sur la paie et les coûts liés à emploi.

 

Compétences requises

  • Un minimum de trois ans d’expérience pertinente au sein d’un service de la paie à l’échelle du Canada.
  • Expérience dans le domaine financier, un atout
  • Solides aptitudes pour l’analyse et les relations interpersonnelles
  • Excellente connaissance des processus d’entreprise et des systèmes de paie essentiels
  • Expérience dans une multinationale, un atout
  • Maîtrise de l’anglais et du français tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Capacité à travailler avec un minimum de supervision
  • Excellente connaissance du module de paie SAP
  • Capacité à travailler sous pression et à composer avec des délais courts pour respecter les échéanciers
  • Minutie et précision

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Purpose:

This role will ensure that the payroll execution -performed by GBS – is done on time and according to internal guidelines, policies and procedures and local legislation.

 

The main accountabilities are related to payroll controls and related financial activities, preparation of internal reports to other areas of the company and external reports to the government bodies, creation / modification of guidelines and act as a single point of contact for BAT’s Global Shared Services (GBS) and local HR in Canada.

 

The occupant of the role will have a self-managed approach and solution-oriented mindset. The ability to anticipate risks through a proactive way of working will be critical to success. The successful applicant will detect opportunities to introduce improvements to the current operating model optimizing the use of resources and processes both locally within HR Canada and through the Global Business Services team located in Costa Rica.

 

Key Stakeholder Interactions

  • Global Business Service (GBS) Employee Administration
  • Local and International HR teams
  • Finance Planning and Tax department
  • External providers, Government and Auditors

 

Accountabilities

  • Contributes to the preparation and deliverance of accurate, timely and up to date payroll payments
  • Improves key payroll controls to protect ITCAN assets using data accuracy, resources and work processes
  • Ensure that GBS is trained in the particularities of Canada’s payroll as well as HR processes within the employee administration area; supporting the business to focus on value-added activities
  • Supervise the bi-weekly/monthly payrolls processes and ensure that all deadlines are met
  • Works with GBS to achieve a very high-performance level by respecting timelines and priorities; being available for, and supportive of the teammates and by listening and building positively on others’ ideas
  • Proactively engage and communicate with key stakeholders to ensure common objectives are met

 

Main Payroll related processes

  • Government remittances
  • Month-end Reconciliation
  • Keep up to date in terms of legislative or other changes impacting a Payroll department including SAP changes and configuration
  • Year-end planning and execution (high focus on taxation of benefits)
  • Payroll Audits (internal, external, government)

 

Main HR related processes

  • Drive internal process simplification which will require deep understanding of the HR cycle
  • Provide first level of support to internal HR team for any payroll or employment cost related questions

 

Competency Requirements

  • A minimum of 3 years of strong experience in Payroll at a national Canadian level. Finance background is a plus.
  • Analytical and good relationship skills.
  • Able to communicate complex situation / scenarios in a simple way.
  • Solution oriented.
  • Excellent knowledge of all critical business processes and systems of a payroll department.
  • Experience in a multinational company desirable
  • Proficient in English and French, both written and verbal
  • Can effectively work with minimal supervision
  • Excellent knowledge of the SAP payroll module
  • Working under pressure in a short notice context to meet deadlines
  • Attention to detail and accuracy

 

British American Tobacco est l’une des principales multinationales au monde, avec des marques vendues dans plus de 200 marchés, fabriquées dans 44 usines dans 42 pays. Nous sommes fiers de figurer régulièrement parmi les top 5 sociétés du London Stock Exchange.

Notre portefeuille comprend nos marques mondialement connues Global Drive – Dunhill, Kent, Lucky Strike, Pall Mall et Rothmans – ainsi que de nombreuses autres grandes marques internationales, telles que Vogue, Peter Stuyvesant et State Express 555.

Parallèlement à notre activité traditionnelle sur le tabac, nous développons également des produits qui offrent aux consommateurs des alternatives potentiellement moins risquées aux cigarettes ordinaires. Nos produits de nouvelle génération ouvrent déjà la voie dans l’industrie de volets du vapotage et du tabac chauffé. Nous continuons à développer un solide portefeuille de solutions grand public qui incluent déjà des marques mondiales bien connues telles que Vype, glo et Voke.
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British American Tobacco is one of the world’s leading multinational companies, with brands sold in over 200 markets, made in 44 factories in 42 countries. We are proud that we are consistently among the top 5 companies on the London Stock Exchange.

Our portfolio includes our world-famous Global Drive Brands – Dunhill, Kent, Lucky Strike, Pall Mall and Rothmans – along with many other leading international brands, such as Vogue, Peter Stuyvesant and State Express 555.

Alongside our traditional tobacco business, we are also developing products that offer consumers potentially less risky alternatives to regular cigarettes. Our Next Generation Products are already leading the way in the Industry of vapour and tobacco heating devices. We continue to develop a solid portfolio of consumer solutions which already include well known global brands like Vype, glo and Voke.


Job Segment: Payroll, ERP, SAP, HVAC, Finance, Technology, Operations